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集团印章、证照使用管理制度

更新时间:2020-09-01 11:03:17点击次数:4482次

第一条 为进一步规范集团印章和证照的管理及使用, 维护印章和证照的权威,提高各环节工作效率,推动集团落实制度管人、流程管事要求,特制定本制度。

第二条 本制度所指印章包括集团、各子公司、各项目部公章、各子公司为了经营活动所成立公司(个体工商户、合作社)的印章;法定代表人印章、企业实际负责人印章; 合同专用章以及其它用于企业经营公务活动的章。

本制度所指证照包括集团、各子公司、各子公司为了经营活动所成立公司(个体工商户、合作社)的营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、银行账户、税务登记证,以及其它开展经营活动所需的证照;法人(企业实际负责人)身份证及复印件。法人授权文件等。

第三条 归口管理。集团印章指定专门部门管理。子公司(项目部)应由行政部统一管理,指定专人。

第四条 管理人员要有高度责任心,保证印章和证照的安全,印章和证照必须按照规定流程管理,任何人不可随意出借、带走或使用。

第五条 子公司根据需要可以刻制中共党支部章、行政部章、稽查部章。党支部章专用于发展党员、党内生活等党

务活动;行政部章用于内部发布通知、请假销假批准文书、给财务部门出具工资调整文书,证明职工身份、薪金收入等; 稽查部章专项用于热费稽查催缴通知单发放,限热停热等措施的通知。

第六条 子公司、项目部需要刻制其他内部部门公章或替换印章时,需总经理批准,报集团行政部备案;集团须刻制内部部门印章或替换印章时,需董事长批准。

第七条 任何部门、子公司、项目部不可自行销毁印章。如确须销毁的,应递交书面申请,按照刻章程序签批后方可。

第八条 印章管理人员应每日下班前检查每枚印章是否安全、完好,并将其锁在保险柜内、妥善保管,不可随意放在办公桌上;次日上班立即检查每枚印章有无异样,如有异样应立即报告上级。

第九条 印章管理人员如因休假、出差等不在岗位时, 其上级应指定他人代管印章。印章管理人员要向代管人员交代清楚印章,填写交接单,以明确责任。

第十条 各单位如因公务需要盖章,使用人应填写《用印申请单》,并按要求逐级签批。签批结束后,使用人在印章管理人员处填写《印章使用登记簿》。印章管理人员应对盖章文件内容及登记事项进行确认。确认无误后,方可盖章。

第十一条 原则上印章不可带出公司,各单位如因公务确须外借印章的,应明确两人同时管理印章携带及使用,填

写《印章外借申请单》,并按要求逐级签批。签批同意后, 借出人在印章管理人员处填写《印章外借登记簿》。双方确认后,方可外借。归还时,应提交使用印章的文件、合同等材料,管理人员要仔细检查印章是否完好,无误后签字确认。

第十二条 集团公司在公文处理中可以使用电子公章。集团文件已通过了董事长签批,则不再填写《用印申请单》,使用人向印章管理人员提交该文件及运行单留档即可。

第十三条 无特殊情况,不得使用印模。禁止任何人在空白纸张或未填写内容、内容不完全的文件上盖章。

第十四条 各单位如因公务需要使用证照(复印件)(含扫描件),使用人应填写《证照使用申请单》,并按要求逐级签批。签批后,在证照(复印件)(含扫描件)盖上“再次复印无效”印记,方可使用。

第十五条 以集团名义签订的合同,必须由董事长签字; 以子公司名义(子公司成立的个体工商户、合作社、公司) 由总经理签字。集团以子公司名义集中采购的,由集团采购部使用不同编号的合同章签订,并及时通知子公司总经理。

第十六条 子公司向集团、地方政府及各部门行文的, 必须经总经理签字。

第十七条 证照管理人员因休假、出差等不在岗位时, 其上级应指定他人代管证照。证照管理人员要向代管人员交代清楚证照,填写交接单,以明确责任。

第十八条 未经正常程序使用的印章及证照,集团及各子公司一律不予承认,不承担任何法律责任。

第十九条 未经批准使用印章、证照的,不构成违法犯罪的,集团及子公司将对使用人进行辞退处理;对管理人员给予记大过处分;对部门负责人给予免职处分。构成违法犯罪的,移交司法机关处理。

第二十条 财务及收费类印章使用管理,由集团财务部另行规定。

第二十一条 本制度由集团行政部解释、修订,自下发之日起执行。

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